Но как сделать эти цифры меньше? Естественно, важнейшую роль здесь играют цены поставщиков. И если административный ресурс на рынке не применяется, а производители не находятся в плачевной зависимости от торгового гиганта, то, пожалуй, наиболее эффективным средством снижения стоимости товара на входе является проведение тендерных торгов.  

Понятно, что регулярно собирать представителей предприятий-партнеров в аукционном зале вряд ли возможно. Но это и не требуется! Современные технологии позволяют менеджерам по закупкам проводить торги с участием любого количества поставщиков, не вставая с собственного рабочего места. При этом существенно сокращаются затраты времени на обработку поступающей информации и растет общая эффективность работы. Появляется также возможность автоматизировать некоторые сопутствующие процессы (отправка заказов, составление графика поставок и др.). А главное — снижаются цены (обычно на 10-15%).

Как ни странно, подобный способ взаимодействия может быть полезен и поставщикам. Правда, не всем, а только крупным, эффективным компаниям, способным гибко реагировать на конъюнктуру. Им намного выгоднее работать в прозрачных условиях, рассчитывая на объективность принимаемых решений. Ведь не секрет, что не всегда заказ получает тот, кто предложил наилучшие условия. Использование же открытых тендерных торгов позволяет сократить количество подобных ситуаций.

В целом эффективность такого способа заключение контрактов пропорциональна насыщенности локального рынка. То есть чем больше город, тем уместней данная технология.

Как это выглядит

Чтобы лучше понять преимущества использования систем электронных тендеров, сравним их организацию со стандартным, «докомпьютерным» алгоритмом действий.

Во втором случае менеджер по закупкам высылает заявку с требуемым ассортиментом каждому из поставщиков, затем собирает полученные ответы, анализирует, после чего опять связывается с поставщиками для согласования окончательных цен. Поскольку необходимо уложиться в определенные временные рамки, он ограничивает себя и количеством поставщиков, и количеством возможных согласований, что зачастую не позволяет достичь оптимального результата.

При использовании же электронных систем проведения тендеров процедура получения прайс-листов занимает не более часа независимо от количества участников торгов. Менеджер розничной сети загружает свою заявку в систему, и информация автоматически становится доступна всем контрагентам одновременно. Каждый из них указывает свои цены и также может принять участие в онлайновом аукционе, соревнуясь за получение данного заказа. По результатам торгов менеджер получает несколько вариантов отчетов со всеми ценами и подробными комментариями от каждого из претендентов.

То есть он располагает полным описанием конъюнктуры, что повышает вероятность принятия наилучшего решения. Возможно, еще весомей тот результат, что у закупщика остается больше времени на анализ и совершенствование алгоритма своих действий, на изучение ассортимента, на оценку «попутно» прозвучавших предложений, пожеланий, претензий поставщиков и т. д.

Что покупаем

Наиболее подходят для закупки через торги небрендированные товары, такие как овощи и фрукты, крупы, мука, сахар, морепродукты, сыры, некоторые виды консервации. Поскольку на весовом картофеле или креветках не стоит какой-либо торговой марки, покупателю все равно, кто являлся производителем этой продукции — он смотрит на качество и, конечно, цену предлагаемого товара. На сахар и смотреть не приходится — он только сахаром и бывает. Почти то же самое по крупам, потребительские свойства которых мало зависят от конкретных производителей.

Помимо закупки коммерческих товаров, некоторые розничные операторы прибегают к услугам электронных торгов и для приобретения расходных материалов: кассовой ленты, пластиковых пакетов и т. п. Поскольку оборачиваемость этого типа продукции высока, розничная сеть очень заинтересована в снижении издержек и привлекает большое количество различных поставщиков для создания насыщенной конкурентной обстановки. Аукционы такого рода проводятся в среднем один раз в полгода.

Также возможно проведение тендеров при выборе производителя продукции под собственными торговыми марками сети.

Площадка

Особо отметим, что аукционы рекомендуется проводить на независимой торговой площадке. Это важное условие лояльного отношения к ним участников рынка. Дело в том, что если розничная сеть предлагает собственное программное решение, поставщики опасается возможного участия в аукционе самого ретейлера под видом реального производителя или импортера. А нейтральная торговая платформа обеспечивает честность проводимых торгов.

Наличие стороннего провайдера выгодно и розничной сети, поскольку полностью освобождает от разработки, обновления и поддержки программного обеспечения, то есть позволяет экономить значительные средства на непрофильной, а потому неэффективной деятельности. Кстати, в этом случаем ПО будет наверняка лучше, так как создается и, что особенно важно, постоянно совершенствуется специализированной компанией, которая к тому же учитывает опыт и запросы не одной, а многих сетей.

При этом услуги такого рода недороги, поскольку провайдер обслуживают сразу большое количество клиентов.

Большинство электронных тендеров проводятся на базе WEB-решений. Для работы с ними требуется лишь наличие доступа в Интернет. Отчеты формируются в формате Excel и могут доставляться автоматизировано на указанные адреса электронной почты.

Участники

Как правило, в регулярных торгах принимают участие компании, уже связанные с торговой сетью определенными договорными обязательствами или хотя бы хорошо проверенные практикой, с солидной историей сотрудничества. Ведь своевременность и точность оговоренных поставок достаточно критичны для ретейлера.

По прошлому опыту отношений закупщик судит и о вероятном качестве товаров. А в дополнение к этому для каждой позиции отдельно указываются требуемые спецификации. В случае нарушения этих условий, розничная сеть предъявляет поставщикам претензии в соответствии с предусмотренными в договорах санкциями.

В некоторых случаях, особенно при необходимости приобрести расходные материалы, рассматриваются предложения и от других производителей, зарегистрированных в системе.

Результаты тендеров являются собственностью исключительно ретейлера, организовавшего их. Полную картину хода торгов, со всеми ценами, комментариями, вариантами предложений и прочей информацией имеют только сотрудники розничной сети, обладающие соответствующим правом доступа.

* * *

К сожалению, еще не все менеджеры готовы к использованию прогрессивных технологий. Они обычно уверенно справляются с компьютером, но ничего не могут поделать с силой инерции. Человек, прочно привыкший работать по определенным процедурам, не всегда способен быстро переключиться на новые. А иногда отсутствие прозрачности в принимаемых решениях выгодно для закупщика, поскольку позволяет выбирать поставщика на основании дополнительных «входящих обстоятельств».

Руководство же розничных сетей должно понимать эти «тонкости» и последовательно преодолевать сопротивление со стороны персонала внедрению решений, способствующих преуспеванию компаний.

Михаил ЛИСИЧКИН